Kurz gesagt: Für die meisten Unternehmen sind Google Workspace und Microsoft 365 die besten Alternativen zu Zoho Mail, ab etwa 6 bis 7 € pro Nutzer und Monat. Wenn Datenschutz an erster Stelle steht, verschlüsseln Proton Mail for Business und Tuta Ihre Mails Ende-zu-Ende. Fastmail bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn Sie einen schlichten, unabhängigen Dienst suchen, der mit jeder Mail-App funktioniert. Wer nur eine bessere App möchte und die Zoho-Adresse behalten will, findet das im letzten Abschnitt.
Hinweis: Wir entwickeln Canary Mail, eine E-Mail-App. Canary ist kein E-Mail-Dienst und steht deshalb nicht in der Rangliste der Anbieter unten. Für alle, die bei Zoho bleiben wollen, hat Canary einen eigenen Abschnitt. Die Preise haben wir am 6. Oktober 2026 auf den deutschen Seiten der Anbieter geprüft.
Warum Nutzer eine Alternative zu Zoho Mail suchen
Zoho Mail ist einer der günstigsten Wege zu einer E-Mail-Adresse mit eigener Domain: Mail Lite kostet 0,90 € pro Nutzer und Monat, es gibt keine Werbung, und für bis zu fünf Nutzer gibt es sogar einen kostenlosen Tarif. Die Schwächen liegen weniger beim Preis als bei den Einschränkungen:
- Der kostenlose Tarif läuft nur im Browser. IMAP, POP und ActiveSync sind nicht enthalten. Outlook, Apple Mail oder andere Programme können Sie damit also nicht nutzen. Außerdem gibt es den Gratis-Tarif laut Zoho nur in ausgewählten Rechenzentren.
- Jahresabo bei den günstigsten Tarifen. Mail Lite und Mail Premium gibt es nur mit jährlicher Abrechnung.
- Zusammenspiel mit anderen Tools. Arbeitet Ihr Team schon mit Google- oder Microsoft-Programmen, passt die E-Mail vom selben Anbieter meist besser dazu.
Zoho-Mail-Alternativen im Vergleich
| Anbieter | Preis pro Nutzer/Monat | Speicher pro Nutzer | Testphase | In anderen Mail-Apps nutzbar | Am besten für |
|---|---|---|---|---|---|
| Zoho Mail (zum Vergleich) | Kostenlos (bis 5 Nutzer); Mail Lite ab 0,90 € (jährlich) | 5 GB kostenlos; 5 oder 10 GB bei Lite | 15 Tage | Nur in den Bezahltarifen | Niedrigster Preis |
| Google Workspace | 6,80 € jährlich, 8,10 € monatlich | 30 GB | 14 Tage | Ja | Die meisten Unternehmen |
| Microsoft 365 | 6,07 € (Business Basic, jährlich); reiner Mail-Tarif 3,50 € | 100 GB (50 GB im 3,50-€-Tarif) | 1 Monat (Kreditkarte nötig) | Ja | Microsoft-Office-Nutzer |
| Proton Mail for Business | 6,99 € jährlich, 7,99 € monatlich | 15 GB | 14 Tage | Ja, über Proton Mail Bridge | Datenschutz |
| Fastmail | 3 bis 9 € jährlich; 4 bis 10 € monatlich | 6 bis 150 GB | 30 Tage | Ja | Preis-Leistung und Einfachheit |
| Tuta | 6 bis 12 € (jährlich) | 50 bis 1.000 GB | Kostenloser Tarif (privat) | Nein, nur Tuta-Apps | Verschlüsselung zum kleinen Preis |
| mailbox.org | Ab 1 €; Standard 4 € (plus Servicepaket für Unternehmen) | 2 bis 50 GB | 30 Tage | Ja | Hosting in Deutschland |
Die Preise bei Microsoft und die Geschäftspreise von mailbox.org verstehen sich zuzüglich MwSt., die Preise von Fastmail inklusive Steuern.
Die besten Zoho-Mail-Alternativen 2026
1. Google Workspace: Am besten für die meisten Unternehmen
Mit Google Workspace bekommen Sie Gmail mit Ihrer eigenen Domain, dazu Drive, Docs, Meet und Kalender. Gemini in Gmail ist ab dem Starter-Tarif dabei, und die meisten Mail-Apps kommen mit Workspace-Konten zurecht. Beim Umzug kann das Datenimport-Tool von Google Ihre Mails direkt aus Zoho übernehmen.
- Für wen: Unternehmen, die die bekanntesten Mail- und Office-Apps wollen
- Preis: Business Starter 6,80 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 8,10 € monatlich; Standard 13,60 €; Plus 21,10 €; 14 Tage kostenlos testen
- Speicher: 30 GB pro Nutzer bei Starter, 2 TB bei Standard
- Apps: Web, iPhone, Android und jede IMAP-App
- Nachteil: Für reine E-Mail kostet Workspace gut siebenmal so viel wie Zoho Mail Lite.
2. Microsoft 365: Am besten für Microsoft-Office-Nutzer
Die Business-Tarife von Microsoft 365 bündeln Exchange-Mail mit Outlook, Teams und den Office-Apps. Jedes geschäftliche Postfach hat 100 GB. Wenn Sie nur E-Mail brauchen, kostet Exchange Online (Plan 1) 3,50 € pro Nutzer und Monat, mit 50 GB Postfach.
- Für wen: Teams, die schon mit Word, Excel oder Teams arbeiten
- Preis: Business Basic 6,07 €, Standard 12,13 €, Premium 19,06 € pro Nutzer und Monat (jährlich, mit Teams, zzgl. MwSt.); Exchange Online Plan 1 3,50 €; einen Monat kostenlos testen
- Speicher: 100 GB Postfach in den Business-Tarifen
- Apps: Outlook für Windows, Mac, Web, iPhone und Android, dazu andere Mail-Apps
- Nachteil: Für die Testphase brauchen Sie eine Kreditkarte, und Microsoft stellt Standard und Premium inzwischen vor allem als teurere Copilot-Pakete heraus (20,36 € bzw. 27,73 €).
3. Proton Mail for Business: Am besten für Datenschutz
Proton Mail sitzt in der Schweiz und verschlüsselt Mails zwischen Proton-Nutzern Ende-zu-Ende. Gespeicherte Daten liegen mit Zero-Access-Verschlüsselung auf den Servern. Die Business-Tarife enthalten eigene Domains und Proton Mail Bridge, über die Outlook, Apple Mail und Thunderbird auf das Postfach zugreifen können.
- Für wen: Unternehmen, die mit vertraulichen Mails arbeiten
- Preis: Mail Essentials 6,99 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung oder 7,99 € monatlich; Workspace Standard 12,99 € oder 14,99 €; 14 Tage kostenlos testen
- Speicher: 15 GB pro Nutzer bei Mail Essentials, 1 TB bei Workspace Standard
- Apps: Protons eigene Web-, Desktop- und Mobil-Apps; andere Desktop-Programme über Bridge
- Nachteil: Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gilt nur zwischen Proton-Nutzern (oder mit Passwort), und fremde Programme brauchen am Desktop die Bridge.
4. Fastmail: Am besten für Preis-Leistung und Einfachheit
Fastmail ist ein unabhängiger, werbefreier E-Mail-Anbieter mit eigenem Kalender und eigenen Kontakten. Er funktioniert über IMAP in jeder Mail-App, und schon die Privattarife erlauben eine eigene Domain. Sie können wählen, ob Ihre Daten in der EU oder in den USA liegen.
- Für wen: Kleine Unternehmen und Einzelpersonen, die einen aufgeräumten, privaten Dienst suchen
- Preis: Business Basic 3 €, Standard 5 €, Professional 9 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung (4 €, 6 €, 10 € monatlich); Individual 5 € im Monat bei jährlicher Zahlung; 30 Tage kostenlos testen
- Speicher: 6 GB bei Basic, 60 GB bei Standard, 150 GB bei Professional
- Apps: Web, iPhone, Android und jede IMAP-App
- Nachteil: Kein kostenloser Tarif, und die 6 GB von Basic sind schnell voll.
5. Tuta: Am besten für Verschlüsselung zum kleinen Preis
Tuta aus Deutschland verschlüsselt das gesamte Postfach, auch Betreffzeilen, Kalender und Kontakte. Eigene Domains sind in jedem Business-Tarif enthalten.
- Für wen: Kleine Teams, die Verschlüsselung wollen, ohne Proton-Preise zu zahlen
- Preis: Essential 6 €, Advanced 8 €, Unlimited 12 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung
- Speicher: 50 GB, 500 GB oder 1.000 GB pro Nutzer
- Apps: Nur Tutas eigene Web-, Desktop- und Mobil-Apps
- Nachteil: Kein IMAP, deshalb können Sie weder Outlook noch andere Mail-Apps verwenden.
6. mailbox.org: Am besten für Hosting in Deutschland
mailbox.org ist ein deutscher E-Mail-Anbieter mit Rechenzentren in Berlin. Er bietet IMAP und POP und erlaubt eigene Domains in den Tarifen Standard und Premium.
- Für wen: Unternehmen, die ihre E-Mail in Deutschland hosten wollen
- Preis: Light 1 €, Standard 4 €, Premium 12 € pro Nutzer und Monat (netto), dazu ein Servicepaket für Geschäftskunden ab 25 € im Monat; privat Standard 3 € im Monat bei jährlicher Zahlung; 30 Tage kostenlos testen
- Speicher: 2 GB bei Light, 20 GB bei Standard, 50 GB bei Premium
- Apps: Webmail und jede IMAP-App
- Nachteil: Geschäftskunden zahlen zusätzlich zum Preis pro Nutzer ein monatliches Servicepaket, und Light enthält keine eigene Domain.
Bei Zoho bleiben, nur die App wechseln
Sind Sie mit Zoho als Mail-Anbieter zufrieden, aber nicht mit den Apps? Dann können Sie Ihre Adresse behalten und die Mails in einem anderen Programm lesen. Dafür brauchen Sie einen kostenpflichtigen Zoho-Tarif, denn im Gratis-Tarif fehlt IMAP.
Canary Mail (unser Produkt) bindet ein Zoho-Postfach als IMAP-Konto ein, neben Gmail-, Outlook- oder iCloud-Konten im selben Posteingang. Dazu kommen KI-Antworten und Zusammenfassungen, Lesebestätigungen und PGP-Verschlüsselung, auf Mac, iPhone, iPad, Windows und Android. Canary hat über 2 Millionen Nutzer und wurde von Apple im App Store und im Mac App Store vorgestellt. Es gibt einen kostenlosen Tarif; Growth kostet 39,99 € im Jahr, Pro+ 99,99 € im Jahr.
So ziehen Sie von Zoho Mail um
- Melden Sie sich beim neuen Anbieter an und fügen Sie Ihre Domain hinzu.
- Kopieren Sie Ihre Mails. Das Datenimport-Tool von Google Workspace holt die Mails direkt aus Zoho. Die IMAP-Migration von Microsoft 365 überträgt Mail-Ordner, aber keine Kontakte und Kalender. Zoho selbst exportiert Mails als EML-Dateien in einem ZIP-Archiv, einen Ordner nach dem anderen. Einen PST-Export bietet Zoho nicht.
- Übertragen Sie Kontakte und Kalender separat, über die Import- und Exportfunktionen der jeweiligen Apps.
- Stellen Sie Ihre Domain um, indem Sie die MX-Einträge nach der Anleitung des neuen Anbieters ändern.
- Lassen Sie Zoho noch ein paar Tage laufen, bis dort keine Mails mehr ankommen, und kündigen Sie erst dann.
Wie wir ausgewählt haben
Wir haben nach Diensten gesucht, die E-Mail mit Ihrer eigenen Domain hosten, also dieselbe Aufgabe wie Zoho Mail erfüllen. Preise, Speicher und Testphase haben wir am 6. Oktober 2026 auf den Seiten der Anbieter geprüft, wo möglich in Euro auf den deutschen Seiten. Kostenlose Möglichkeiten für Firmen-E-Mail finden Sie in unserem Überblick über kostenlose Business-E-Mail-Anbieter, verschlüsselte Dienste in unserer Liste der Proton-Mail-Alternativen.
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Alternative zu Zoho Mail?
Für E-Mail mit eigener Domain kaum: Der Gratis-Tarif von Zoho ist eine Ausnahme. Proton, Tuta und Gmail haben kostenlose Privattarife, aber ohne eigene Domain. Für eine Firmenadresse sind die günstigsten Bezahloptionen in dieser Liste mailbox.org ab 1 € (ohne eigene Domain), Fastmail Basic für 3 € und Exchange Online von Microsoft für 3,50 € pro Nutzer und Monat.
Ist Zoho Mail besser als Google Workspace?
Zoho ist deutlich günstiger, mit Bezahltarifen ab 0,90 € statt 6,80 € pro Nutzer und Monat. Google Workspace bietet dafür die Gmail-Oberfläche, Gemini in Gmail und ab dem Standard-Tarif viel mehr Speicher.
Ist Zoho Mail besser als Microsoft 365?
Zoho kostet weniger. Microsoft 365 gibt jedem Nutzer ein 100-GB-Postfach und enthält in den meisten Tarifen Teams und die Office-Apps. Das zählt, wenn Ihr Team diese Programme ohnehin nutzt.
Kann ich Zoho Mail in Outlook oder einer anderen App nutzen?
Ja, mit einem kostenpflichtigen Tarif. Der Gratis-Tarif von Zoho läuft nur im Browser und enthält weder IMAP noch POP oder ActiveSync.
Wie übertrage ich meine E-Mails von Zoho zu Gmail?
Wenn Sie zu Google Workspace wechseln, kann Ihr Admin das Datenimport-Tool von Google verwenden, das Zoho unterstützt. Alternativ exportieren Sie jeden Zoho-Ordner als EML-Dateien.
Welche Zoho-Mail-Alternative schützt die Privatsphäre am besten?
Proton Mail for Business und Tuta, die beide Mails Ende-zu-Ende verschlüsseln. mailbox.org hostet Ihre Mails in Deutschland.
[cta-block:ctablock1,title="Adresse behalten, besseren Posteingang bekommen",button="Canary Mail herunterladen",buttonlink="https://canarymail.io/downloads"]
Quellen
- Zoho Mail: Preise
- Zoho Mail: Tarife und Abonnements
- Zoho Mail: Import und Export
- Google Workspace: Preismodelle
- Google Workspace: Datenimport-Tool
- Microsoft 365: Business-Tarife vergleichen
- Microsoft: Exchange Online-Tarife
- Microsoft: Exchange Online-Grenzwerte
- Proton Mail for Business: Preise
- Fastmail: Preise
- Tuta für Unternehmen
- mailbox.org: Preise
- Canary Mail: Preise