Как создать шаблоны Apple Mail: все, что вам нужно знать

Создание шаблонов для различных типов писем, которые вы часто отправляете, может избавить вас от необходимости набирать повторяющиеся письма и позволит вам сосредоточиться на других задачах.

Поскольку в Mac Mail нет встроенной библиотеки шаблонов писем, вы можете задаться вопросом, возможно ли создавать и использовать шаблоны писем как пользователь Apple Mail. Хорошая новость в том, что это возможно!

В этой статье мы проведем вас через процесс создания, использования и оптимизации шаблонов писем в Apple Mail.

Зачем создавать шаблоны писем в Apple Mail?

Шаблоны писем в Apple Mail — это просто повторно используемые сообщения, к которым вы можете обращаться всякий раз, когда вам нужно написать похожее письмо. Другими словами, шаблоны Mac Mail — это предварительно разработанные форматы писем, которые вы можете использовать для быстрой отправки писем без необходимости форматировать их или думать о том, что писать каждый раз.

💡Эти шаблоны могут включать в себя предопределенный текст, изображения, форматирование и макеты, которые подходят для разных типов писем, таких как сообщения об отсутствии на работе, объявления о завершении важных этапов или просьба о переносе встречи на более поздний срок.

Использование шаблонов писем в Apple Mail имеет много преимуществ. Например, они могут помочь вам оптимизировать процесс общения, обеспечить последовательность и профессионализм, а также сэкономить вам значительное количество времени и усилий.

Вот несколько причин, по которым вам может понадобиться создать шаблоны Apple Mail:

• Шаблоны экономят ваше время. Вместо того чтобы каждый раз начинать письмо с нуля, вы просто настраиваете шаблон и сокращаете общее время, которое тратите на составление писем.
• Шаблоны помогают вам поддерживать единообразный тон в ваших электронных письмах. Это особенно важно в профессиональной среде или в целях брендинга.
• Шаблоны сохраняют точность ваших электронных писем. Они снижают вероятность пропуска важной информации или ошибок, поскольку основные компоненты вашего сообщения уже присутствуют.
• Шаблоны снижают стресс, связанный с созданием электронных писем. Осознание того, что у вас есть надежная структура для ваших электронных писем, может уменьшить беспокойство при написании и гарантировать, что вы не упустите ни одного ключевого момента.
• Шаблоны сохраняют профессиональность вашего общения. Использование хорошо продуманных шаблонов может повысить профессионализм ваших электронных писем, оставляя лучшее впечатление у получателей.

Как создать повторно используемые шаблоны почты Mac

Вы можете спросить себя, предлагает ли Apple Mail готовые шаблоны, на которые вы можете ссылаться. Ответ: нет, в Mac Mail нет шаблонов электронной почты. Но отсутствие этой функции не должно помешать вам пользоваться преимуществами шаблонов электронной почты!

Хорошая новость заключается в том, что вы можете создать столько шаблонов электронной почты в Apple Mail, сколько захотите и в чем нуждаетесь. Мы покажем вам, как это сделать с нуля.

Теперь, прежде чем мы перейдем к пошаговому процессу создания шаблонов почты Mac, вам нужно знать, что есть два способа сделать это:

• Способ 1: использование встроенной функции бланка Apple Mail (для старых версий macOS до Mojave).
• Метод 2: Составление черновиков сообщений и сохранение их в специальной папке (для новых версий macOS после Mojave включительно)

Это связано с тем, что Apple Mail удалила функцию канцелярских принадлежностей, которая позволяла пользователям сохранять шаблоны электронных писем в macOS Mojave и более новых версиях, включая Sonoma (v14), Ventura (v13), Monterey (v12), Big Sur (v11), Catalina (v10.15) и более ранних версиях macOS v10).

Давайте рассмотрим пошаговый процесс для каждого из двух методов.

Метод 1: С функцией канцелярских принадлежностей

💡 Используйте этот метод, если вы работаете в любой версии macOS до Mojave.

• Шаг 1: Начните с открытия приложения Apple Mail на вашем Mac и создания нового электронного письма, нажав «Новое сообщение».
• Шаг 2: Оформите свое электронное письмо так, как вы хотите, чтобы оно отображалось в качестве шаблона. Это может включать текст, изображения, форматирование и вложения. Все, что вы включите в это письмо, будет частью шаблона, поэтому отформатируйте его именно так, как вы хотите, чтобы выглядели ваши будущие письма.
• Шаг 3: Как только вы будете удовлетворены дизайном своего письма, нажмите «Файл» в строке меню, затем выберите «Сохранить как бланк…» Эта опция превратит ваше текущее письмо в шаблон.
• Шаг 4: Появится диалоговое окно, в котором вам будет предложено назвать ваш новый шаблон. Выберите имя, которое четко определяет цель шаблона, затем нажмите «Сохранить».
• Шаг 5: Чтобы использовать ваш недавно созданный шаблон, начните составлять новое письмо. Затем перейдите в строку меню, выберите «Формат» и выберите «Показать бланк». Найдите свой шаблон в категории «Пользовательский». Нажмите на него, чтобы начать новое письмо на основе вашего шаблона.
• Шаг 6: Измените шаблон для конкретного отправляемого сообщения. Вы можете изменить текст, добавить личные приветствия или обновить информацию, не изменяя исходный дизайн шаблона.
• Шаг 7: После настройки шаблона для текущего сообщения отправьте электронное письмо, как вы это обычно делаете.

Метод 2: без функции «Служебные принадлежности»

💡Используйте этот метод, если вы работаете на любой версии macOS более поздней, чем Mojave (включая ее).

• Шаг 1: начните с открытия приложения Apple Mail на вашем Mac и создания нового письма, нажав «Новое сообщение».
• Шаг 2: оформите свое письмо так, как вы хотите, чтобы оно отображалось в виде шаблона. Это может включать текст, изображения, форматирование и вложения. Все, что вы включите в это письмо, будет частью шаблона, поэтому отформатируйте его именно так, как вы хотите, чтобы выглядели ваши будущие письма.
• Шаг 3: как только вы будете удовлетворены дизайном своего письма, сохраните его как черновик. Для этого перейдите в «Файл» и нажмите «Сохранить». Это сохранит ваше письмо в папке «Черновики».
• Шаг 4: создайте новую папку электронной почты в вашем почтовом ящике iCloud, нажав «Новый почтовый ящик». Здесь вы будете хранить свои шаблоны. Вы можете назвать ее «Шаблоны».
• Шаг 5: Переместите черновик сообщения в недавно созданную папку Templates. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по черновику, затем выберите «Переместить в» и выберите папку Templates.
• Шаг 6: Чтобы использовать шаблон, откройте папку Templates и щелкните правой кнопкой мыши нужный вам шаблон. Выберите «Отправить снова», чтобы отредактировать и отправить его. Исходный шаблон останется в папке для дальнейшего использования.

Вот и все! Теперь вы создали и использовали шаблон электронной почты в Apple Mail.

Советы и рекомендации по использованию шаблонов Mac Mail

Хотя создание и использование шаблонов Mac Mail довольно просто, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы сделать этот процесс еще быстрее и проще. Вот несколько советов и рекомендаций по эффективному использованию шаблонов Apple Mail.

Храните свои шаблоны в папке «Черновики»

Вы можете создать специальную папку и сохранить ее в качестве хранилища шаблонов. Просто создайте шаблон электронной почты, сохраните его как черновик и переместите в папку «Шаблоны». Всякий раз, когда вам нужно отправить похожее электронное письмо, перейдите в папку «Шаблоны», скопируйте содержимое, и все готово.

Используйте AppleScript для автоматизации

Для тех, кто знаком со скриптами, AppleScript может быть мощным инструментом для автоматизации процесса выбора шаблона на основе определенных условий, таких как электронная почта получателя или тема письма.

Используйте замену текста

В MacOS есть встроенная функция замены текста, которую вы можете использовать в своих интересах. Создавайте ярлыки для фраз или предложений, которые вы часто используете в своих электронных письмах. Например, ввод «addr» может автоматически заполнить ваш полный адрес.

Организация шаблонов с помощью тегов

Если у вас есть несколько шаблонов для разных целей, рассмотрите возможность использования тегов для их организации. Это упрощает быстрый поиск нужного шаблона.

3 лучших инструмента для расширения функций Apple Mail

Хотя Apple Mail не имеет встроенной библиотеки шаблонов электронной почты, есть несколько инструментов, которые вы можете использовать для создания и управления собственными шаблонами. Эти инструменты предлагают больше, чем шаблоны — они являются расширением функций Mac Mail и могут помочь вам улучшить работу с Apple Mail.

Вот 3 лучших инструмента для расширения функций Apple Mail.

1. Canary Mail — лучший для управления шаблонами электронной почты

Canary Mail — самый продвинутый почтовый клиент на рынке. Он фокусируется на производительности и управлении электронной почтой с помощью современных функций, таких как помощник по электронной почте на базе искусственного интеллекта, который помогает пользователям писать более качественные электронные письма за меньшее время, уведомления о прочтении, отслеживание электронной почты и расширенное управление шаблонами.

С Canary Mail вы можете создавать сложные шаблоны электронной почты с переменными, что делает его отличным выбором для тех, кому нужно больше, чем изначально предлагает Apple Mail.

💰Цены: Canary Mail предлагает бесплатный постоянный план для личного использования. Наши платные планы начинаются от 49 долларов в год.

2. Mailbutler — лучший для отслеживания электронной почты

Mailbutler — это расширение электронной почты, которое добавляет больше удобных функций в Apple Mail, Gmail и Outlook. Помимо отслеживания электронной почты, оно предлагает такие функции, как подписи электронной почты, шаблоны электронной почты, отправка позже, откладывание электронной почты и многое другое.

💰Цены: Mailbutler предлагает бесплатную 14-дневную пробную версию. После этого вам нужно будет приобрести один из его планов подписки, которые начинаются с 4.95 долл. США в месяц (с оплатой ежегодно).

3. Folderly — лучший для доставки электронной почты

Folderly — это платформа доставки электронной почты на основе искусственного интеллекта, которая гарантирует доставку ваших писем в почтовый ящик получателя, устраняя проблемы, связанные со спамом. Она регулярно проводит спам-тесты и предлагает персонализированные рекомендации по улучшению доставки электронной почты.

Помимо помощи своим пользователям в повышении показателей доставки, Folderly также стремится помочь им улучшить показатели открытия и ответа с помощью умных предложений и лучших методов email-маркетинга, таких как встроенная панель шаблонов электронной почты.

💰Цены: Folderly предлагает бесплатную 7-дневную пробную версию. После этого вам нужно будет приобрести ежемесячную или годовую подписку. Платные планы Folderly начинаются от 120 долларов за почтовый ящик в месяц.

Шаблоны Apple Mail, итог

Шаблоны электронной почты в Mac Mail — это недостаточно используемая функция, которая может значительно повысить производительность вашей электронной почты. От создания шаблонов писем с нуля в Apple Mail до использования передовых сторонних решений, таких как Canary Mail или Mailbutler, создание шаблонов Mac Mail может помочь вам сэкономить время, поддерживать согласованность и повышать эффективность коммуникации.

Используя шаблоны, вы можете быстро отвечать на распространенные запросы, обеспечивать соответствие своих писем профессиональному стандарту и персонализировать сообщения, не начиная каждый раз с нуля.

Независимо от того, управляете ли вы личными письмами или обрабатываете несколько деловых писем, интеграция шаблонов в рабочий процесс Apple Mail может оптимизировать ваш процесс и сделать управление электронной почтой более эффективным и менее трудоемким.

Шаблоны Mac Mail, FAQs

❓Что такое шаблоны Apple Mail?

Шаблоны Apple Mail — это предварительно разработанные форматы писем, которые вы можете использовать многократно, экономя время и сохраняя согласованность. Они включают в себя предустановленный текст, изображения и макеты, подходящие для различных типов сообщений.

❓ Есть ли в Apple Mail встроенные шаблоны писем?

Нет, в Apple Mail нет встроенных шаблонов писем. Однако пользователи могут создавать собственные шаблоны, сохраняя часто используемые форматы писем в папке «Черновики» для будущего использования.

❓Как создать шаблоны писем в Apple Mail?

Чтобы создать шаблоны писем в Apple Mail, составьте новое письмо с нужным вам содержанием и форматом, затем сохраните его как черновик. Используйте этот черновик как шаблон, дублируя и редактируя его для будущих писем.