So Erstellen Sie Apple Mail Vorlagen: Alles, was Sie Wissen Müssen

Durch das Erstellen von Vorlagen für verschiedene Arten von emails, die Sie häufig versenden, sparen Sie sich das lästige Eintippen sich wiederholender emails und können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.

Da Mac Mail keine integrierte Bibliothek mit email vorlagen hat, fragen Sie sich vielleicht, ob es als Apple Mail-Benutzer möglich ist, email vorlagen zu erstellen und zu verwenden. Die gute Nachricht ist: Ja!

In diesem Artikel führen wir Sie durch den Prozess des Erstellens, Verwendens und Optimierens von email vorlagen in Apple Mail.

Warum Email Vorlagen in Apple Mail Erstellen?

Email vorlagen in Apple Mail sind einfach wiederverwendbare Nachrichten, auf die Sie zurückgreifen können, wenn Sie eine ähnliche email schreiben müssen. Mit anderen Worten: Mac Mail-Vorlagen sind vorgefertigte email formate, mit denen Sie emails schnell versenden können, ohne sie formatieren oder jedes Mal darüber nachdenken zu müssen, was Sie schreiben.

💡 Diese Vorlagen können vordefinierten Text, Bilder, Formatierungen und Layouts enthalten, die für verschiedene E-Mail-Typen geeignet sind, z. B. Abwesenheitsnachrichten, Ankündigungen von Meilensteinabschlüssen oder die Bitte, ein Meeting auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.

Die Verwendung von email vorlagen in Apple Mail hat viele Vorteile. Sie können Ihnen beispielsweise dabei helfen, Ihren Kommunikationsprozess zu optimieren, Konsistenz und Professionalität sicherzustellen und Ihnen viel Zeit und Mühe zu sparen.

Hier sind einige Gründe, warum Sie möglicherweise Apple Mail-Vorlagen erstellen möchten:

• Vorlagen sparen Ihnen Zeit. Anstatt Ihre email jedes Mal von vorne zu beginnen, optimieren Sie einfach die Vorlage und reduzieren die Gesamtzeit, die Sie zum Verfassen von emails aufwenden.
• Vorlagen helfen Ihnen dabei, einen konsistenten Ton in Ihren emails beizubehalten. Dies ist besonders wichtig in professionellen Umgebungen oder für Branding-Zwecke.
• Vorlagen sorgen dafür, dass Ihre emails korrekt sind. Sie verringern die Wahrscheinlichkeit, wichtige Informationen auszulassen oder Fehler zu machen, da die Hauptkomponenten Ihrer Nachricht bereits vorhanden sind.
• Vorlagen reduzieren den Stress beim Erstellen von emails. Wenn Sie wissen, dass Sie eine zuverlässige Struktur für Ihre emails haben, kann dies die Angst vor dem Schreiben verringern und sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Punkte übersehen.
• Vorlagen sorgen dafür, dass Ihre Kommunikation professionell bleibt. Die Verwendung gut gestalteter Vorlagen kann die Professionalität Ihrer emails verbessern und einen besseren Eindruck bei den Empfängern hinterlassen.

So Erstellen Sie Wiederverwendbare Mac Mail Vorlagen

Sie fragen sich vielleicht, ob Apple Mail vorgefertigte Vorlagen bietet, auf die Sie zurückgreifen können. Die Antwort lautet: Nein – es gibt keine email vorlagen in Mac Mail. Das Fehlen dieser Funktion muss Sie jedoch nicht davon abhalten, die Vorteile von email vorlagen zu nutzen!

Die gute Nachricht ist, dass Sie in Apple Mail so viele email vorlagen erstellen können, wie Sie möchten und benötigen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das von Grund auf tun.

Bevor wir uns nun in die schrittweise Anleitung zum Erstellen von Mac Mail-Vorlagen stürzen, sollten Sie wissen, dass es dafür zwei Möglichkeiten gibt:

• Methode 1: Verwenden der nativen Brief papier funktion von Apple Mail (für ältere macOS-Versionen vor Mojave).
• Methode 2: Erstellen Sie Ihre Nachrichten und speichern Sie sie in einem dedizierten Ordner (für neuere macOS-Versionen nach und einschließlich Mojave)

Das liegt daran, dass Apple Mail die Brief papier funktion entfernt hat, mit der Benutzer email vorlagen in macOS Mojave und neueren Versionen speichern konnten, einschließlich Sonoma (v14), Ventura (v13), Monterey (v12), Big Sur (v11), Catalina (v10.15) und früheren Versionen von macOS v10).

Lassen Sie uns den schrittweisen Prozess für jede der beiden Methoden durchgehen.

Methode 1: Mit der Brief papier Funktion

💡Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie mit einer macOS-Version vor Mojave arbeiten.

• Schritt 1: Öffnen Sie zunächst die Apple Mail-Anwendung auf Ihrem Mac und verfassen Sie eine neue email, indem Sie auf „Neue Nachricht“ klicken.
• Schritt 2: Gestalten Sie Ihre email so, wie sie als Vorlage erscheinen soll. Dies kann Text, Bilder, Formatierungen und Anhänge umfassen. Alles, was Sie in diese email aufnehmen, wird Teil der Vorlage sein. Formatieren Sie sie also genau so, wie Ihre zukünftigen emails aussehen sollen.
• Schritt 3: Wenn Sie mit dem Design Ihrer email zufrieden sind, klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei“ und wählen Sie dann „Als Briefpapier speichern …“. Diese Option wandelt Ihre aktuelle email in eine Vorlage um.
• Schritt 4: Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie aufgefordert werden, Ihrer neuen Vorlage einen Namen zu geben. Wählen Sie einen Namen, der den Zweck der Vorlage eindeutig identifiziert, und klicken Sie dann auf „Speichern“.
• Schritt 5: Um Ihre neu erstellte Vorlage zu verwenden, beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen email. Gehen Sie dann zur Menüleiste, wählen Sie „Format“ und wählen Sie „Briefpapier anzeigen“. Suchen Sie in der Kategorie „Benutzerdefiniert“ nach Ihrer Vorlage. Klicken Sie darauf, um eine neue email basierend auf Ihrer Vorlage zu beginnen.
• Schritt 6: Passen Sie die Vorlage für die spezifische Nachricht an, die Sie senden. Sie können Text ändern, persönliche Grüße hinzufügen oder Informationen aktualisieren, ohne das ursprüngliche Vorlagendesign zu verändern.
• Schritt 7: Nachdem Sie Ihre Vorlage für die aktuelle Nachricht angepasst haben, können Sie Ihre email wie gewohnt senden.

Methode 2: Ohne die Brief Papier Funktion

💡Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie mit einer macOS-Version arbeiten, die höher als (und einschließlich) Mojave ist.

• Schritt 1: Öffnen Sie zunächst die Apple Mail-Anwendung auf Ihrem Mac und verfassen Sie eine neue email, indem Sie auf „Neue Nachricht“ klicken.
• Schritt 2: Gestalten Sie Ihre email so, wie sie als Vorlage erscheinen soll. Dies kann Text, Bilder, Formatierungen und Anhänge umfassen. Alles, was Sie in diese email aufnehmen, wird Teil der Vorlage sein. Formatieren Sie sie also genau so, wie Ihre zukünftigen emails aussehen sollen.
• Schritt 3: Wenn Sie mit dem Design Ihrer email zufrieden sind, speichern Sie die email als Entwurf. Gehen Sie dazu zu „Datei“ und klicken Sie dann auf „Speichern“. Dadurch wird Ihre email im Ordner „Entwürfe“ gespeichert.
• Schritt 4: Erstellen Sie einen neuen email ordner in Ihrem iCloud-Posteingang, indem Sie auf „Neues Postfach“ klicken. Hier speichern Sie Ihre Vorlagen. Sie können ihn „Vorlagen“ nennen.
• Schritt 5: Verschieben Sie Ihren Nachrichtenentwurf in Ihren neu erstellten Ordner „Vorlagen“. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Entwurf, wählen Sie „Verschieben nach“ und wählen Sie Ihren Ordner „Vorlagen“.
• Schritt 6: Um eine Vorlage zu verwenden, öffnen Sie den Ordner „Vorlagen“ und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Vorlage. Wählen Sie „Erneut senden“, um sie zu bearbeiten und zu senden. Die Originalvorlage bleibt für die zukünftige Verwendung im Ordner.

Das war‘s! Sie haben jetzt eine email vorlage in Apple Mail erstellt und verwendet.

Tipps und Tricks zur Verwendung von Mac Mail Vorlagen

Obwohl das Erstellen und Verwenden von Mac Mail-Vorlagen ziemlich unkompliziert ist, gibt es einige Dinge, die Sie tun können, um diesen Vorgang noch schneller und einfacher zu gestalten. Hier sind einige Tipps und Tricks zur effizienten Verwendung von Apple Mail-Vorlagen.

Bewahren Sie Ihre Vorlagen im Ordner „Entwürfe“ auf

Sie können einen eigenen Ordner erstellen und ihn als Vorlagen-Repository verwenden. Erstellen Sie einfach eine email vorlage, speichern Sie sie als Entwurf und verschieben Sie sie in den Ordner „Vorlagen“. Wenn Sie eine ähnliche E-Mail senden müssen, gehen Sie zum Ordner „Vorlagen“, kopieren Sie den Inhalt und schon kann es losgehen.

Verwenden Sie AppleScript zur Automatisierung

Für diejenigen, die mit Skripten vertraut sind, kann AppleScript ein leistungsstarkes Tool zur Automatisierung des Vorlagenauswahl prozesses basierend auf bestimmten Bedingungen sein, z. B. der email adresse des Empfängers oder der Betreffzeile.

Nutzen Sie Text Ersetzung

MacOS verfügt über eine integrierte Text ersetzungs funktion, die Sie zu Ihrem Vorteil nutzen können. Erstellen Sie Verknüpfungen für Ausdrücke oder Sätze, die Sie häufig in Ihren emails verwenden. Wenn Sie beispielsweise „addr“ eingeben, wird Ihre vollständige Adresse automatisch eingefügt.

Vorlagen mit Tags Organisieren

Wenn Sie mehrere Vorlagen für unterschiedliche Zwecke haben, sollten Sie sie mit Tags organisieren. So können Sie die richtige Vorlage schneller finden.

3 Beste Tools zur Erweiterung der Funktionen von Apple Mail

Obwohl Apple Mail keine integrierte Bibliothek mit email vorlagen hat, gibt es einige Tools, mit denen Sie Ihre eigenen Vorlagen erstellen und verwalten können. Diese Tools bieten mehr als nur Vorlagen – sie sind eine Erweiterung der Funktionen von Mac Mail und können Ihnen helfen, Ihre Erfahrung mit Apple Mail zu verbessern.

Hier sind die 3 besten Tools zur Erweiterung der Funktionen von Apple Mail.

1. Canary Mail – Am Besten für die Verwaltung von Email Vorlagen

Canary Mail ist der fortschrittlichste email client auf dem Markt. Er konzentriert sich auf email produktivität und verwaltung mit modernen Funktionen wie einem KI-gestützten email assistenten, der Benutzern hilft, in kürzerer Zeit bessere emails zu schreiben, Lesebestätigungen, email tracking und erweitertem vorlagen management.

Mit Canary Mail können Sie komplexe email vorlagen mit variablen erstellen, was es zu einer großartigen Wahl für diejenigen macht, die mehr benötigen als das, was Apple Mail nativ bietet.

💰Preise: Canary Mail bietet einen dauerhaft kostenlosen Plan für den persönlichen Gebrauch. Unsere kosten pflichtigen Pläne beginnen bei 49 $ pro Jahr.

2. Mailbutler – Am Besten für Email Tracking

Mailbutler ist eine email erweiterung, die Apple Mail, Gmail und Outlook weitere praktische Funktionen hinzufügt. Neben der email verfolgung bietet es Funktionen wie email signaturen, email vorlagen, später senden, email snooze und mehr.

💰Preise: Mailbutler bietet eine kostenlose 14-tägige Testversion. Danach müssen Sie eines der Abonnements erwerben, die bei 4.95 $ pro Monat (jährliche Abrechnung) beginnen.

3. Folderly – Am besten für die email zustellbarkeit

Folderly ist eine KI-gesteuerte email zustellbarkeit plattform, die durch die Behebung von Spam-bezogenen Problemen sicherstellt, dass Ihre emails im Posteingang des beabsichtigten Empfängers zugestellt werden. Sie führt regelmäßige Spam-Tests durch und bietet personalisierte Empfehlungen zur Verbesserung der email zustellbarkeit.

Folderly hilft seinen Benutzern nicht nur dabei, ihre Zustellbarkeits raten zu erhöhen, sondern möchte ihnen auch dabei helfen, ihre Öffnungs- und Antwortraten mit intelligenten Vorschlägen und bewährten email marketing praktiken wie einem integrierten Dashboard für email vorlagen zu verbessern.

💰Preise: Folderly bietet eine kostenlose 7-Tage-Testversion. Danach müssen Sie ein monatliches oder jährliches Abonnement erwerben. Die kostenpflichtigen Pläne von Folderly beginnen bei 120 USD pro Postfach und Monat.

Apple Mail Vorlagen, das Fazit

Email vorlagen in Mac Mail sind eine wenig genutzte Funktion, die Ihre email produktivität erheblich steigern kann. Vom Erstellen von email vorlagen von Grund auf in Apple Mail bis hin zur Verwendung fortschrittlicher Lösungen von Drittanbietern wie Canary Mail oder Mailbutler kann das Erstellen von Mac Mail-Vorlagen Ihnen helfen, Zeit zu sparen, Konsistenz zu wahren und die Kommunikationseffizienz zu verbessern.

Durch die Nutzung von Vorlagen können Sie schnell auf häufige Anfragen antworten, sicherstellen, dass Ihre emails einen professionellen Standard beibehalten, und Nachrichten personalisieren, ohne jedes Mal bei Null anfangen zu müssen.

Ganz gleich, ob Sie persönliche emails verwalten oder mehrere Geschäftskorrespondenzen bearbeiten, die Integration von Vorlagen in Ihren Apple Mail-Workflow kann Ihren Prozess rationalisieren und Ihr email management effektiver und weniger zeitaufwändig machen.

Mac Mail Vorlagen, die FAQs

❓Was sind Apple Mail vorlagen?

Apple Mail-Vorlagen sind vorgefertigte email formate, die Sie wiederholt verwenden können, um Zeit zu sparen und Konsistenz zu wahren. Sie enthalten voreingestellte Texte, Bilder und Layouts, die für verschiedene Arten der kommunikation geeignet sind.

❓Verfügt Apple Mail über integrierte email Vorlagen?

Nein, Apple Mail verfügt nicht über integrierte email vorlagen. Benutzer können jedoch ihre eigenen Vorlagen erstellen, indem sie häufig verwendete email formate für die zukünftige Verwendung im Ordner „Entwürfe“ speichern.

❓Wie kann ich email Vorlagen in Apple Mail erstellen?

Um email vorlagen in Apple Mail zu erstellen, verfassen Sie eine neue email mit dem gewünschten Inhalt und Format und speichern Sie sie dann als Entwurf. Verwenden Sie diesen Entwurf als Vorlage, indem Sie ihn für zukünftige emails duplizieren und bearbeiten.