Come Creare Modelli di Apple Mail: Tutto ciò che Devi Sapere

Creare modelli per diversi tipi di email che invii frequentemente può risparmiarti la seccatura di dover digitare email ripetitive e ti consente di concentrarti su altre attività.

Poiché Mac Mail non ha una libreria di modelli email integrata, potresti chiederti se è possibile creare e utilizzare modelli email come utente Apple Mail. La buona notizia è che lo è!

In questo articolo, ti guideremo attraverso il processo di creazione, utilizzo e ottimizzazione dei modelli email in Apple Mail.

Perché Creare Modelli di Posta Elettronica in Apple Mail?

I modelli di posta elettronica in Apple Mail sono semplicemente messaggi riutilizzabili a cui puoi fare riferimento ogni volta che devi scrivere un’e-mail simile. In altre parole, i modelli di Mac Mail sono formati di posta elettronica predefiniti che puoi utilizzare per inviare e-mail rapidamente senza doverle formattare o pensare a cosa scrivere ogni volta.

💡Questi modelli possono includere testo predefinito, immagini, formattazione e layout adatti a diversi tipi di e-mail, come messaggi di assenza, annunci di completamento di milestone o richiesta di posticipare una riunione a una data successiva.

L’utilizzo di modelli di posta elettronica in Apple Mail presenta numerosi vantaggi. Ad esempio, possono aiutarti a semplificare il processo di comunicazione, garantire coerenza e professionalità e farti risparmiare una notevole quantità di tempo e fatica.

Ecco alcuni motivi per cui potresti voler creare modelli di Apple Mail:

• I modelli ti fanno risparmiare tempo. Invece di iniziare ogni volta la tua e-mail da zero, puoi semplicemente modificare il modello e ridurre il tempo complessivo impiegato per scrivere e-mail.
• I modelli ti aiutano a mantenere un tono coerente nelle tue e-mail. Ciò è particolarmente importante in contesti professionali o per scopi di branding.
• I modelli mantengono le tue e-mail accurate. Riducono la probabilità di tralasciare informazioni cruciali o commettere errori poiché i componenti principali del tuo messaggio sono già a posto.
• I modelli riducono lo stress correlato alla creazione di e-mail. Sapere di avere una struttura affidabile per le tue e-mail può ridurre l’ansia di scrivere e garantire che non ti perderai nessun punto chiave.
• I modelli mantengono la tua comunicazione professionale. L’utilizzo di modelli ben progettati può migliorare la professionalità delle tue e-mail, lasciando un’impressione migliore sui destinatari.

Come Creare Modelli di Posta Riutilizzabili per Mac

Ti starai chiedendo se Apple Mail offre modelli predefiniti a cui puoi fare riferimento. La risposta è no: non ci sono modelli di posta elettronica in Mac Mail. Ma la mancanza di questa funzionalità non deve impedirti di godere dei vantaggi dei modelli di posta elettronica!

La buona notizia è che puoi creare tutti i modelli di posta elettronica che vuoi e di cui hai bisogno in Apple Mail. Ti mostreremo come farlo da zero.

Ora, prima di passare alla procedura dettagliata su come creare modelli di posta elettronica per Mac, devi sapere che ci sono due modi per farlo:

• Metodo 1: Utilizzo della funzionalità di cancelleria nativa di Apple Mail (per le versioni di macOS precedenti a Mojave).
• Metodo 2: Stesura di bozze dei messaggi e salvataggio in una cartella dedicata (per le versioni più recenti di macOS dopo e incluso Mojave)

Questo perché Apple Mail ha rimosso la funzionalità di cancelleria che consentiva agli utenti di salvare i modelli di posta elettronica in macOS Mojave e versioni più recenti, tra cui Sonoma (v14), Ventura (v13), Monterey (v12), Big Sur (v11), Catalina (v10.15) e versioni precedenti di macOS v10).

Analizziamo il processo passo dopo passo per ciascuno dei due metodi.

Metodo 1: Con la Funzionalità di Cancelleria

💡 Utilizza questo metodo se lavori su una qualsiasi versione di macOS precedente a Mojave.

• Passaggio 1: Inizia aprendo l’applicazione Apple Mail sul tuo Mac e scrivendo una nuova e-mail facendo clic su “Nuovo messaggio”.
• Passaggio 2: Progetta la tua e-mail come desideri che appaia come modello. Ciò può includere testo, immagini, formattazione e allegati. Tutto ciò che includi in questa e-mail farà parte del modello, quindi formattalo esattamente come vorresti che apparissero le tue e-mail future.
• Passaggio 3: Una volta soddisfatto del design della tua e-mail, fai clic su “File” nella barra dei menu, quindi seleziona “Salva come elemento decorativo…” Questa opzione trasforma la tua e-mail corrente in un modello.
• Passaggio 4: Apparirà una finestra di dialogo che ti chiederà di assegnare un nome al tuo nuovo modello. Scegli un nome che identifichi chiaramente lo scopo del modello, quindi fai clic su “Salva”.
• Passaggio 5: Per utilizzare il tuo modello appena creato, inizia a comporre una nuova e-mail. Quindi, vai alla barra dei menu, seleziona “Formato” e scegli “Mostra elemento decorativo”. Cerca il tuo modello nella categoria “Personalizzato”. Fai clic su di esso per avviare una nuova e-mail basata sul tuo modello.
• Passaggio 6: Modifica il modello per il messaggio specifico che stai inviando. Puoi modificare il testo, aggiungere saluti personali o aggiornare le informazioni senza alterare il design del modello originale.
• Passaggio 7: Una volta personalizzato il modello per il messaggio corrente, vai avanti e invia la tua e-mail come faresti normalmente.

Metodo 2: Senza la Funzione Stationery

💡Usa questo metodo se lavori su una versione di macOS successiva a (e inclusa) Mojave.

• Passaggio 1: Inizia aprendo l’applicazione Apple Mail sul tuo Mac e scrivendo una nuova e-mail cliccando su “Nuovo messaggio”.
• Passaggio 2: Progetta la tua e-mail come desideri che appaia come modello. Questo può includere testo, immagini, formattazione e allegati. Tutto ciò che includi in questa e-mail farà parte del modello, quindi formattalo esattamente come desideri che appaiano le tue e-mail future.
• Passaggio 3: Una volta che sei soddisfatto del design della tua e-mail, salvala come bozza. Per farlo, vai su “File” e poi clicca su “Salva”. Questo salverà la tua e-mail nella cartella Bozze.
• Passaggio 4: Crea una nuova cartella e-mail nella tua posta in arrivo iCloud cliccando su “Nuova casella di posta”. È qui che conserverai i tuoi modelli. Puoi chiamarla “Modelli”.
• Passaggio 5: Sposta la bozza del messaggio nella cartella Modelli appena creata. Per farlo, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla bozza, quindi seleziona “Sposta in” e scegli la cartella Modelli.
• Passaggio 6: Per utilizzare un modello, apri la cartella Modelli e fai clic con il pulsante destro del mouse su quello desiderato. Scegli “Invia di nuovo” per modificarlo e inviarlo. Il modello originale rimarrà nella cartella per un utilizzo futuro.

Ecco fatto! Ora hai creato e utilizzato un modello di posta elettronica in Apple Mail.

Suggerimenti e Trucchi per Usare i Modelli di Mac Mail

Sebbene creare e usare i modelli di Mac Mail sia piuttosto semplice, ci sono alcune cose che puoi fare per rendere questo processo ancora più rapido e semplice. Ecco alcuni suggerimenti e trucchi per usare i modelli di Apple Mail in modo efficiente.

Mantieni i tuoi Modelli nella Cartella Bozze

Puoi creare una cartella dedicata e conservarla come repository dei modelli. Crea semplicemente un modello di posta elettronica, salvalo come bozza e spostalo nella cartella Modelli. Ogni volta che devi inviare un’e-mail simile, vai alla cartella Modelli, copia il contenuto e sei pronto per partire.

Usa AppleScript per l’automazione

Per coloro che hanno dimestichezza con gli script, AppleScript può essere un potente strumento per automatizzare il processo di selezione del modello in base a determinate condizioni, come l’e-mail del destinatario o la riga dell’oggetto.

Sfrutta la Sostituzione del Testo

MacOS ha una funzionalità di sostituzione del testo integrata che puoi usare a tuo vantaggio. Crea scorciatoie per frasi o periodi che usi frequentemente nelle tue e-mail. Ad esempio, digitando “addr” potresti popolare automaticamente il tuo indirizzo completo.

Organizza i Modelli con i Tag

Se hai più modelli per scopi diversi, prendi in considerazione l’utilizzo dei tag per organizzarli. Ciò semplifica l’individuazione rapida del modello giusto.

I 3 Migliori Strumenti per Estendere le Funzionalità di Apple Mail

Sebbene Apple Mail non abbia una libreria di modelli di posta elettronica integrata, ci sono alcuni strumenti che puoi utilizzare per creare e gestire i tuoi modelli. Questi strumenti offrono più dei modelli: sono un’estensione delle funzionalità di Mac Mail e possono aiutarti a migliorare la tua esperienza con Apple Mail.

Ecco i 3 migliori strumenti per estendere le funzionalità di Apple Mail.

1. Canary Mail: il Migliore per la Gestione dei Modelli di Posta Elettronica

Canary Mail è il client di posta elettronica più avanzato sul mercato. Si concentra sulla produttività e la gestione della posta elettronica con funzionalità moderne, come un assistente di posta elettronica basato sull’intelligenza artificiale che aiuta gli utenti a scrivere e-mail migliori in meno tempo, ricevute di lettura, monitoraggio delle e-mail e gestione avanzata dei modelli.

Con Canary Mail, puoi creare modelli di posta elettronica complessi con variabili, il che lo rende un’ottima scelta per coloro che hanno bisogno di più di ciò che Apple Mail offre in modo nativo.

💰Prezzi: Canary Mail offre un piano gratuito per sempre per uso personale. I nostri piani a pagamento partono da $ 49 all’anno.

2. Mailbutler: Il Migliore per il Monitoraggio delle Email

Mailbutler è un’estensione email che aggiunge altre utili funzionalità ad Apple Mail, Gmail e Outlook. Oltre al monitoraggio delle email, offre funzionalità come firme email, modelli email, invio in un secondo momento, posticipo email e altro ancora.

💰Prezzi: Mailbutler offre una prova gratuita di 14 giorni. Dopodiché, dovrai acquistare uno dei suoi piani di abbonamento, che partono da $ 4.95 al mese (fatturati annualmente).

3. Folderly: Il Migliore per la Recapitabilità delle Email

Folderly è una piattaforma di recapito e-mail basata sull’intelligenza artificiale che assicura che le tue e-mail vengano recapitate nella posta in arrivo del destinatario previsto, risolvendo i problemi correlati allo spam. Esegue regolarmente test anti-spam e offre consigli personalizzati per migliorare il recapito delle e-mail.

Oltre ad aiutare i suoi utenti ad aumentare i loro tassi di recapito, Folderly mira anche ad aiutarli a migliorare i loro tassi di apertura e risposta con suggerimenti intelligenti e le migliori pratiche di marketing e-mail, come una dashboard di modelli e-mail integrata.

💰Prezzi: Folderly offre una prova gratuita di 7 giorni. Dopodiché, dovrai acquistare un abbonamento mensile o annuale. I piani a pagamento di Folderly partono da $ 120 per casella di posta al mese.

Modelli di Apple Mail, la Conclusione

I modelli e-mail in Mac Mail sono una funzionalità sottoutilizzata che può migliorare significativamente la produttività della tua e-mail. Dalla stesura di modelli e-mail da zero in Apple Mail all’utilizzo di soluzioni avanzate di terze parti come Canary Mail o Mailbutler, la creazione di modelli di Mac Mail può aiutarti a risparmiare tempo, mantenere la coerenza e migliorare l’efficienza della comunicazione.

Utilizzando i modelli, puoi rispondere rapidamente alle domande più comuni, assicurarti che le tue e-mail mantengano uno standard professionale e personalizzare i messaggi senza dover ripartire da zero ogni volta.

Che tu stia gestendo e-mail personali o più corrispondenze aziendali, l’integrazione dei modelli nel flusso di lavoro di Apple Mail può semplificare il processo e rendere la gestione delle e-mail più efficace e meno dispendiosa in termini di tempo.

Modelli di Mac Mail, le FAQ

❓Cosa sono i modelli di Apple Mail?

I modelli di Apple Mail sono formati e-mail predefiniti che puoi utilizzare ripetutamente, risparmiando tempo e mantenendo la coerenza. Includono testo, immagini e layout predefiniti adatti a vari tipi di comunicazioni.

❓Apple Mail ha modelli e-mail integrati?

No, Apple Mail non ha modelli e-mail integrati. Tuttavia, gli utenti possono creare i propri modelli salvando i formati e-mail utilizzati di frequente nella cartella Bozze per un utilizzo futuro.

❓Come posso creare modelli e-mail in Apple Mail?

Per creare modelli di email in Apple Mail, scrivi una nuova email con il contenuto e il formato desiderati, quindi salvala come bozza. Utilizza questa bozza come modello duplicandola e modificandola per email future.