Удаление электронной почты против отзыва: можете ли вы удалить отправленное электронное письмо?

Электронная почта стала важным способом общения. Они широко используются как в личной, так и в профессиональной сфере. Важно знать, как удалить отправленное вами электронное письмо, если это необходимо. Учитывая огромное количество электронных писем, которые мы отправляем и получаем ежедневно, ошибки в электронной почте, такие как включение в электронное письмо неверной информации и отправка электронного письма не тому человеку, стали обычным явлением. Хотя эти ошибки могут показаться необратимыми, вы должны знать, что почтовые клиенты предлагают такие функции, как удаление электронной почты и варианты отзыва для исправления таких ошибок.

В этой статье мы рассмотрим возможности удаления и отзыва электронных писем, связанные с этим ограничения и требования, а также влияние, которое эти действия могут оказать на получателя. К концу этой статьи вы лучше поймете, как удалить или отозвать электронное письмо, а также факторы, влияющие на успех этих действий.

Удаление электронной почты против отзыва электронной почты

Хотя многие считают, что удаление электронного письма — это то же самое, что его отзыв, это разные действия. Чтобы понять различия, важно понять процесс электронной почты.

Как работает электронная почта: краткий обзор

• Процесс отправки: когда вы отправляете электронное письмо, оно проходит через различные серверы, прежде чем достичь получателя. Каждый сервер создает копию, обеспечивая доставку электронной почты даже в случае сбоя одного сервера.
• Хранение: после того, как электронное письмо достигает места назначения, его копия сохраняется в папке «Входящие» получателя, а другая — в папке «Отправленные». Это означает, что на разных серверах и почтовых ящиках существует несколько копий одного и того же электронного письма.

Когда вы удаляете электронное письмо из папки «Отправленные», вы удаляете только его копию. Электронное письмо остается в папке «Входящие» получателя и на серверах, через которые оно прошло. Напротив, отзыв электронного письма направлен на его удаление из «Входящих» получателя. Однако это не является надежным и зависит от таких факторов, как, прочитал ли получатель электронное письмо, поддерживает ли его почтовый клиент отзыв и других технических аспектов.

Почему припоминание может не всегда работать

❌ Задержки на сервере: Электронные письма могут задерживаться из-за проблем с сервером, что делает отзыв неэффективным, если электронное письмо уже доставлено.
❌ Доступ в автономном режиме: Некоторые почтовые клиенты допускают чтение в автономном режиме. В таких случаях, даже если вы вспомните электронное письмо, получатель, возможно, уже видел его в автономном режиме.
❌ Уведомления: Многие получают уведомления по электронной почте на свои устройства. Даже если письмо отозвано успешно, получатель мог увидеть его предварительный просмотр.

Лучшие практики, позволяющие избежать ошибок при отправке электронной почты

✅ Перепроверьте: всегда проверяйте адрес получателя, содержимое и вложения перед отправкой.

✅ Используйте отложенную отправку: эта функция предоставляет короткое окно для остановки электронного письма после отправки, что позволяет внести исправления.

✅Обучать и обучать: В профессиональной среде регулярное обучение этикету электронной почты может уменьшить количество ошибок.

Как разные платформы обрабатывают удаление и отзыв электронной почты

Microsoft Outlook

Как удалить почту после отправки в Outlook? Microsoft Outlook, преимущественно используемый в корпоративных настройках, предлагает уникальную функцию «Восстановить это сообщение». Эта функция позволяет пользователям попытаться отозвать отправленное электронное письмо или заменить его исправленной версией. Однако успех зависит от нескольких факторов, например от того, прочитал ли получатель электронное письмо или использует ли он один и тот же почтовый клиент.

Gmail

Gmail, доминирующий игрок на рынке электронной почты, представил функцию «Отменить отправку». Пользователи могут активировать эту функцию в настройках, что позволит им в течение короткого времени (до 30 секунд) отозвать отправленное электронное письмо. Эта функция стала спасением для многих, кто отправил электронные письма преждевременно.

Yahoo Mail

Хотя Yahoo Mail не имеет функции прямого отзыва, пользователи могут настроить ответ «Нет на месте», чтобы информировать получателей о том, что любые электронные письма, полученные в течение определенного периода, могут быть неточными или окончательными. Это обходной путь, но в некоторых сценариях он может быть полезен.

Apple Mail

Apple Mail, почтовый клиент по умолчанию для устройств Apple, не имеет встроенной функции отзыва. Однако пользователи могут использовать настройки сервера или сторонние плагины, чтобы ввести задержку отправки, давая им несколько минут для отмены действия отправки, если это необходимо.

Тhunderbird

Thunderbird — это почтовый клиент с открытым исходным кодом, разработанный Mozilla. Хотя у него нет встроенной функции отзыва, пользователи могут интегрировать надстройки или использовать настройки на стороне сервера для управления отправленными электронными письмами или введения задержек отправки.

ProtonMail

Акцент ProtonMail делается на безопасности и конфиденциальности. Благодаря сквозному шифрованию отправленное электронное письмо невозможно отозвать. Однако платформа предлагает функцию под названием «Срок действия», с помощью которой пользователи могут установить таймер самоуничтожения электронного письма после прочтения.

Zoho Mail

Zoho Mail, популярный среди предприятий, предлагает функцию «Отзыв», но она ограничена пакетом Zoho. Если и отправитель, и получатель используют Zoho Mail, отправленное электронное письмо можно отозвать в течение определенного периода времени.

Тutanota

Tutanota, уделяя особое внимание конфиденциальности, предлагает зашифрованные электронные письма. Как и в случае с ProtonMail, после отправки электронного письма отозвать его невозможно. Однако пользователи могут устанавливать сроки действия своих электронных писем, после которых содержимое электронной почты становится недоступным.

Итак, можете ли вы удалить отправленное электронное письмо?

Да, вы можете удалить отправленное вами электронное письмо (копию электронного письма из папки «Отправленные»), но что касается копии электронного письма из папки «Входящие» получателя, это немного сложно. Это, конечно, возможно с помощью функции отзыва электронной почты, но с некоторыми ограничениями.

Таким образом, вы можете удалить письмо из своего почтового ящика (папки отправленных). Ниже мы обсудим, как это сделать.

Как удалить электронное письмо в Gmail и Outlook?

Метод удаления электронного письма в Gmail и Outlook довольно прост и аналогичен. Вот как это сделать:

1. Откройте свою учетную запись почты (Gmail/Outlook) и перейдите в папку «Отправленные».
2. Теперь выберите электронное письмо, которое вы хотите удалить.
3. Выбрав это конкретное письмо, нажмите кнопку «Удалить», которая выглядит как мусорная корзина.
4. Разговор Gmail перемещается в корзину, но в Outlook он перемещается в восстанавливаемые элементы.

Обратите внимание, что после удаления из папки «Входящие» электронное письмо по-прежнему находится в папке «Корзина» или «Удаленные» в течение 30 дней в Gmail и Outlook соответственно. Через тридцать дней электронное письмо будет удалено навсегда.

Если вы хотите сразу удалить электронные письма навсегда, вам нужно будет перейти в соответствующую папку, например, «Корзина» в Gmail и «Удаленные элементы» в Outlook, выбрать электронное письмо и нажать «Удалить навсегда» в Gmail и в В Outlook выберите «Очистить выбранные элементы». На этом этапе электронные письма будут безвозвратно удалены, и вы не сможете их восстановить, если в вашей организации не действует политика хранения и не настроена резервная система.

Опять же, вы должны помнить, что вы удаляете копию электронного письма только из своей учетной записи, а копия электронного письма все равно будет присутствовать в учетной записи электронной почты получателя.

Удаление электронного письма удаляет его у получателя?

Нет!

К сожалению, удаление электронного письма из вашей учетной записи не удаляет его из учетной записи получателя. Он удаляет только вашу копию электронного письма и не влияет на копию электронного письма получателя, которая находится в его папке «Входящие».

Если вы хотите, чтобы копия электронного письма получателя исчезла, вам придется попросить его проигнорировать и удалить ее или использовать такую функцию, как отзыв электронного письма, которая работает только в том случае, если получатель еще не открывал электронное письмо. Если вы являетесь пользователем Canary Mail, считайте, что вам повезло. Потому что он позволяет лишить получателя доступа к электронной почте.

Как отозвать доступ получателя к письму, которое вы отправили с помощью Canary Mail?

Canary Mail, рекламируемый как самый умный почтовый клиент, предлагает решение практически всех проблем, связанных с электронной почтой. Canary вернула своих пользователей, когда они захотели удалить уже отправленное электронное письмо. Вот как вы можете это сделать, используя функцию SecureSend Canary Mail:

• Функция «отзыва» работает только в том случае, если вы включите опцию «SecureSend» перед отправкой электронного письма.
• Откройте электронное письмо, которое вы хотите отозвать.
• Нажмите на значок настройки в правом верхнем углу.
• Нажмите «Отменить».
• Вместо «Безопасной электронной почты» в верхнем левом углу будет написано «Отозвано», как только электронное письмо будет успешно отозвано.
• Если вы хотите повторно разрешить доступ к электронной почте, вы можете легко сделать это, нажав кнопку «Повторно авторизовать».

Как отменить отправку электронного письма

Хотя в статье подробно рассматриваются тонкости удаления и отзыва электронных писем, могут быть случаи, когда вы захотите полностью отменить отправку электронного письма. Отмена отправки электронного письма означает, что получатель не будет иметь доступа к содержимому электронного письма, как если бы оно вообще не отправлялось. Эта функция может оказаться спасением в ситуациях, когда вы отправили конфиденциальную информацию не тому человеку или допустили досадную ошибку в своем сообщении.

Подробное руководство о том, как отменить отправку электронного письма с помощью различных платформ, включая Canary Mail, можно найти в нашей подробной статье «Как отменить отправку электронного письма». Это руководство проведет вас через все этапы и предоставит информацию об эффективности функции отмены отправки в различных почтовых клиентах.

Как массово удалить электронные письма в Gmail?

Мы получаем огромное количество электронных писем (основных, рекламных, социальных, маркетинговых и спамовых). Большинство этих писем бесполезны для нас и лишь засоряют наш почтовый ящик и занимают место. Итак, вы хотели бы избавиться от таких писем. Вот как это сделать в Gmail всего за несколько кликов:

1. Перейдите в почтовый ящик Gmail или к ярлыку, из которого вы хотите удалить электронные письма.
2. Выберите все электронные письма в ярлыке, установив флажок в верхнем левом углу.
3. При этом будут выбраны только те электронные письма, которые отображаются на экране. Если у вас есть больше электронных писем, выберите опцию, которая появляется вверху, что позволит вам выбрать все электронные письма в этой папке.
4. Выбрав все электронные письма, нажмите кнопку «Удалить» (она выглядит как мусорная корзина).
5. На вашем экране появится всплывающее окно с просьбой «Подтвердить массовое действие». Нажмите кнопку «ОК».

Как упоминалось ранее, все эти электронные письма будут отправлены в корзину, где они останутся в течение 30 дней. Если вы хотите немедленно освободить место или сразу же удалить электронные письма навсегда, перейдите в папку «Корзина» и окончательно удалите электронные письма, выполнив действия, описанные ранее.

Как массово удалить электронные письма с помощью Canary Mail?

Canary Mail упростила пользователям организацию своего почтового ящика. Если вы чувствуете, что в вашем почтовом ящике слишком много ненужных писем и хотите их массово удалить, вы можете легко сделать это с помощью функции «Массовая очистка» Canary Mail.

Когда вы нажимаете кнопку «Массовая очистка» в верхней части экрана, выбирается несколько электронных писем, которые вы можете просмотреть (отменить выбор электронных писем, которые вы еще не хотите удалять), а затем удалить все выбранные элементы, нажав на значок «трехточечный значок», а затем нажмите кнопку «Удалить».

Понимание процесса отправки электронной почты

Прежде чем углубляться в методы удаления отправленных электронных писем, важно понять, как работает процесс отправки электронных писем. Как только вы нажмете кнопку «Отправить», электронное письмо пройдет несколько этапов: от выхода из папки «Исходящие» до попадания в папку «Входящие» получателя. Знание этого процесса поможет вам понять, почему удалить отправленное электронное письмо не всегда просто.

Факторы, влияющие на удаление электронной почты

• Поставщик услуг электронной почты (ЭУП): разные ЭУП имеют разные функции. Хотя некоторые позволяют «отменить» отправленное электронное письмо в течение короткого окна, у других эта функция может отсутствовать.
• ЭУП получателя: даже если ваш ЭУП позволяет вам отозвать электронное письмо, ЭУП получателя может не поддерживать эту функцию, что приведет к неудачному отзыву.
• Время: время, прошедшее после отправки электронного письма, может иметь решающее значение. Некоторые ЭУП позволяют отозвать сообщение только через несколько секунд или минут после отправки.

Альтернативные решения для удаления отправленных писем

• Извинения и исправления: Если вы отправили неправильное или непреднамеренное электронное письмо, может быть достаточно простого последующего электронного письма с извинениями и предоставлением правильной информации.
• Настройка отложенной отправки: Некоторые почтовые платформы позволяют задерживать отправку электронной почты на несколько секунд или минут, давая вам возможность остановить ее при необходимости.
• Использование расширений электронной почты: Существуют сторонние расширения и плагины, которые могут улучшить функциональность вашей электронной почты, в том числе предоставить более расширенное окно для отмены отправленных писем.

Психологическое воздействие отправки непреднамеренных писем

Ошибочная отправка электронного письма, особенно в профессиональной обстановке, может причинить беспокойство. Важно понимать, что все совершают ошибки. Уделить время размышлению, извиниться, если необходимо, и извлечь уроки из ошибок – это путь вперед.

Будущее электронной почты

По мере развития технологий развивается и общение по электронной почте. Будущие ESP могут иметь расширенные функции, включая улучшенные возможности отзыва или изменения отправленных электронных писем. Быть в курсе новейших технологий электронной почты может быть полезно.

Удаленные отправленные электронные письма: итог

Таким образом, удаление электронного письма из ящика «Отправленные» удаляет только копию из вашего почтового ящика, но не влияет на копию электронного письма, которая находится во «входящих» получателя. Просто удалить электронные письма из папки «Входящие» довольно просто, но вы должны знать, что электронные письма не удаляются навсегда; вместо этого удаленные электронные письма остаются в «Корзине» или «Удаленные элементы» в течение 30 дней, если вы не удалите их оттуда навсегда.